Hoe ChainSafe werkt: ondertekenen, delen, verifiëren

ChainSafe brengt drie bewegingen samen in één product: u ondertekent één keer een compliance-verklaring, u deelt ze met wie er bewijs van vraagt, en elke ontvanger controleert ze zonder account. Daaronder houdt het platform het volledige buitenlandse-werknemersdossier bij en logt het elke handeling. Op deze pagina leest u hoe elke stap werkt — voor wie een hele keten moet kunnen aantonen dat ze zorgvuldig is.

Ondertekenen

Een begeleide wizard in drie stappen leidt u van een leeg blad tot een ondertekende compliance-verklaring:

1. Kies uw documenttaal — Nederlands, Frans of Engels. Het document en de bijhorende deel-e-mail worden in die taal opgesteld.
2. Gebruik de juridisch nagekeken standaardtekst of uw eigen tekst. U ziet het exacte document dat u ondertekent — geen verborgen sjabloon.
3. Onderteken met twee bevestigingen: dat de inhoud correct is en dat u bevoegd bent om te ondertekenen.

Eén keer ondertekend is de compliance-verklaring onwijzigbaar — afgedwongen tot in de database, niet alleen in het scherm. Wie het document opstelt, hoeft niet dezelfde persoon te zijn die tekent: fijnmazige rechten scheiden opsteller en ondertekenaar.

Van de ondertekende verklaring maakt ChainSafe een gemerkte pdf op uw eigen briefhoofd, met de verificatielink en QR-code ingebouwd.

Delen

Delen kan op twee manieren:

• Rechtstreeks naar het btw-nummer van uw partner op het platform.
• Per e-mail als pdf op uw briefhoofd, met een gemerkte, gelokaliseerde begeleidende boodschap — ook naar partners die (nog) niet op ChainSafe werken.

Deelt u naar een btw-nummer, dan gebeurt er meer dan een verzending. Het bedrijf wordt gevalideerd in de officiële registers (btw/KBO), de partner en het partnerschap worden automatisch aangemaakt in uw keten, en is uw partner nog niet op ChainSafe, dan vertrekt er meteen een uitnodiging.

Zo groeit uw geverifieerde keten met elke gedeelde compliance-verklaring — zonder heraantikken en zonder Excel-lijst met attesten. Vraagt een klant ú om bewijs, dan brengt diezelfde uitnodiging ook ú op het platform; ons team zet u mee op weg.

Verifiëren

Elke ondertekende compliance-verklaring draagt een publieke verificatielink en een QR-code in de pdf. Wie ze ontvangt — klant, hoofdaannemer of inspecteur — controleert ze met één klik en zonder account. De verdicten zijn eenduidig: geldig, vervallen, niet ondertekend of niet gevonden.

Papier kan vervalst worden. De verificatiepagina niet. Meer over wat elk verdict betekent, leest u op de pagina Verificatie.

Het dossier erachter

Een compliance-verklaring staat niet op zichzelf. ChainSafe houdt het onderliggende dossier bij, zodat u uw zorgvuldigheid ook echt kunt aantonen:

• Het buitenlandse-werknemersdossier — per werknemer: identiteit, Limosa of een gedocumenteerde vrijstelling, A1 met geldigheidsdata, Dimona, vergunningen, verblijfsrecht en gegevens van de buitenlandse werkgever. Bijgehouden in een begeleide wizard, versleuteld opgeslagen met eigen sleutels per organisatie.
• Het organisatie-compliance-profiel — de compliance-status van uw eigen onderneming, klaar om te delen.
• Het partner- en bedrijvenregister — heel uw keten in één overzicht, elke partner gevalideerd tegen de officiële registers.

De audittrail

Elke handeling op een compliance-verklaring wordt zichtbaar gelogd: aangemaakt, ondertekend, gedeeld, geëxporteerd, gearchiveerd — telkens met tijdstip en actor. Zo toont u niet alleen het eindresultaat, maar ook de weg ernaartoe. Aantonen — niet beweren.

Verder lezen

De volledige uitleg van de wetgeving zelf — de zorgvuldigheidsplicht, wie risico loopt, welke documenten u moet opvragen — staat op ketenaansprakelijkheid.be.

Niet zeker of de ketenaansprakelijkheid voor u geldt? Doe de gratis zelftest of plan een gesprek.